Polityka prywatności i ochrony danych osobowych
1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka prywatności i ochrony danych osobowych” (dalej: Polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w spółce ZAKŁAD MECHANIKI PRECYZYJNEJ KOLZBYT Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Bieruniu. Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych.
W związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s.1).
2. Polityka zawiera:
a) opis zasad ochrony danych obowiązujących w Firmie,
b) odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach).
3. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Administrator.
4. SKRÓTY I DEFINICJE:
Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Administrator – administratorem danych osobowych jest ZAKŁAD MECHANIKI PRECYZYJNEJ KOLZBYT Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Bieruniu, KRS 0000169475, NIP: 6462605114, REGON: 278103180
RODO oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s..1).
Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Dane szczególnych kategorii oznaczają dane wymienione w art..9 ust..1 RODO, tj.. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.
Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Firma powierzyła przetwarzanie danych osobowych.
Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.
Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.
Firma oznacza ZAKŁAD MECHANIKI PRECYZYJNEJ KOLZBYT Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Bieruniu, KRS 0000169475, NIP: 6462605114, REGON: 278103180
5. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W FIRMIE – ZASADY OGÓLNE
5.1. Filary ochrony danych osobowych w Firmie:
(1) Legalność – Firma dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
(2) Bezpieczeństwo – Firma zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, podejmując stale działania w tym zakresie.
(3) Prawa jednostki – Firma umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
(4) Rozliczalność – Firma dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.
5.2. Zasady ochrony danych
Firma przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
(1) w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
(2) rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
(3) w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
(4) w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
(5) nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
(6) z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
(7) nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
(8) zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
5.3 Serwis Internetowy
1. Serwis internetowy www.kolzbyt.pl korzysta z plików cookies.
2. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
3. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu.
4. Pliki cookies wykorzystywane są w następujących celach:
• tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości;
• utrzymania sesji Użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła;
• określania profilu użytkownika w celu wyświetlania mu dopasowanych materiałów w sieciach reklamowych, w szczególności sieci Google.
5. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
6. Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej.
7. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
8. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem Serwisu reklamodawców oraz partnerów.
9. Zalecamy przeczytanie polityki ochrony prywatności tych firm, aby poznać zasady korzystania z plików cookies wykorzystywane w statystykach: Polityka ochrony prywatności Google Analytics.
10. Pliki cookies mogą być wykorzystane przez sieci reklamowe, w szczególności sieć Google, do wyświetlenia reklam dopasowanych do sposobu, w jaki użytkownik korzysta z Serwisu. W tym celu mogą zachować informację o ścieżce nawigacji użytkownika lub czasie pozostawania na danej stronie.
11. W zakresie informacji o preferencjach użytkownika gromadzonych przez sieć reklamową Google użytkownik może przeglądać i edytować informacje wynikające z plików cookies przy pomocy narzędzia: https://www.google.com/ads/preferences/
5.4. Zarządzanie plikami cookies – jak w praktyce wyrażać i cofać zgodę?
1. Jeśli użytkownik nie chce otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia przeglądarki. Zastrzegamy, że wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa, utrzymania preferencji użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach może uniemożliwić korzystanie ze stron www.
2. W celu zarządzania ustawieniami cookies postępuj zgodnie z instrukcjami swojej przeglądarki.
6.WSPÓŁADMINISTROWANIE
Firma identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.
7. REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH
7.1. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.
7.2. Firma prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
7.3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Firmie rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
7.4. W Rejestrze dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Firma uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Firma odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Firmy, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych, (vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (viii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.
7.5. Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1 do Polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”. Wzór Rejestru zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Firma rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej
8. PODSTAWY PRZETWARZANIA
8.1. Firma dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
8.2. Wskazując w dokumentach ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne / władza publiczna, uzasadniony cel Firmy), Firma dookreśla podstawę w precyzyjny i czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. Dla zgody – wskazując jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.
8.3. Firma wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (e‑mail, telefon, checkbox w systemie, itp.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).
8.4. Kierownik komórki organizacyjnej Firmy ma obowiązek znać podstawy prawne, na jakich komórka przez niego kierowana dokonuje konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes Firmy, kierownik komórki ma obowiązek znać konkretny realizowany przetwarzaniem interes Firmy.
9. SPOSÓB OBSŁUGI PRAW JEDNOSTKI I OBOWIĄZKÓW INFORMACYJNYCH
9.1. Firma dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
9.2. Firma ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej Firmy informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Firmie, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu z Firmą w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych” itp.
9.3. Firma dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
9.4. Firma wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
9.5. W celu realizacji praw jednostki Firma zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Firmę, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany,
9.6. Firma dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
10. OBOWIĄZKI INFORMACYJNE
10.1. Firma określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
10.2. Firma informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
10.3. Firma informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
10.4. Firma informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu
danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
10.5. Firma określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam, gdzie to jest możliwe (np. Tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
10.6. Firma informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
10.7. Firma informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
10.8. Firma informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
10.9. Firma informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
10.10. Firma bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
11. ŻĄDANIA OSÓB
11.1. Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Firma wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste), Firma może się zwrócić do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
11.2. Nieprzetwarzanie. Firma informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
11.3. Odmowa. Firma informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
11.4. Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych Firma informuje osobę, czy przetwarza jej dane, oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art..15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Firma nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
11.5. Kopie danych. Na żądanie Firma wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Firma wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest na podstawie oszacowanego jednostkowego kosztu obsługi żądania wydania kopii danych.
11.6. Sprostowanie danych. Firma dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Firma ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Firma informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.7. Uzupełnienie danych. Firma uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Firma ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Firma nie musi przetwarzać danych, które są Firmie zbędne). Firma może polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Firmę procedur (np.co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
11.8. Usunięcie danych. Na żądanie osoby Firma usuwa dane, gdy:
(1) dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane, ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach,
(2) zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawyprawnej przetwarzania,
(3) osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
(4) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
(5) konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
11.9. Ograniczenie przetwarzania. Firma dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
a) osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) Firma nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
d) osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Firmy zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu. W trakcie ograniczenia przetwarzania Firma przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego. Firma informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania. W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Firma informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.10. Przenoszenie danych. Na żądanie osoby Firma wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Firmie, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycznych Firmy.
11.11. Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Firmę w oparciu o uzasadniony interes Firmy lub o powierzone Firmie zadanie w interesie publicznym, Firma uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Firmy ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
11.12. Sprzeciw przy badaniach naukowych, historycznych lub celach statystycznych. Jeżeli Firma prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. Firma uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.
11.13. Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Firmę na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Firma uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
11.14. Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu. Jeżeli Firma przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, Firma zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie Firmy, chyba że taka automatyczna decyzja: (i) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Firmą, lub (ii) jest wprost dozwolona przepisami prawa, lub (iii) opiera się na wyraźnej zgodzie odwołującej osoby.
12. MINIMALIZACJA
Firma dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu przechowywania danych.
12.1. Minimalizacja zakresu.
Firma zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO. Firma dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok. Firma przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).
12.2. Minimalizacja dostępu
Firma stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe). Firma stosuje kontrolę dostępu fizycznego. Firma dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób oraz zmianach podmiotów przetwarzających. Firma dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok. Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji Firmy.
12.3. Minimalizacja czasu
Firma wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych
w Firmie, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze. Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu, są usuwane z systemów Firmy, jak też
z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Firmę. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.
13. BEZPIECZEŃSTWO
Firma zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Firmę.
13.1. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa Firma przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:
(1) Firma zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania – wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
(2) Firma kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.
(3) Firma przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Firma analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
(4) Firma ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne
środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Firma ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście, jak:
(i) pseudonimizacja,
(ii) szyfrowanie danych osobowych,
(iii) inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
(iv) środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
13.2. Oceny skutków dla ochrony danych
Firma dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie. Firma stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w Firmie.
13.3. Środki bezpieczeństwa
Firma stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych. Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Firmie i są bliżej opisane w procedurach przyjętych przez Firmę dla tych obszarów.
13.4. Zgłaszanie naruszeń
Firma stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.
14. PRZETWARZAJĄCY
Firma posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz Firmy opracowane w celu zapewnienia, aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Firmie.
Firma przyjęła minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące Załącznik nr 2 do Polityki - „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”. Firma rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających, jak też z innych wymagań wynikających z Zasad powierzenia danych osobowych.